Mengelola Proyek TI, Peningkatan Proses, dan Perubahan Organisasional

14. 1.         Mengadopsi Proyek TI

KERANGKA PENGADOPSIAN RANCANGAN TI

Siklus hidup adopsi teknologi (technology adoption lifecycle) mulanya dikembangkan pada tahun 1957 di Iowa Store College (Beal, Rogers, Bohien, 1957). Enam tahun kemudian, seorang ahli ilmu sosial Everett Rogers menyebarluaskan penggunaan model ini dalam bukunya, Diffusion of Innovations, untuk memasukkan adopsi teknologi yang muncul. Ia memperkenalkan proses difusi inovasi yang penggunaannya meluas dalam menilai adopsi teknologi dan difusinya (penyebarannya). Rogers mengusulkan empat elemen pada pengadopsian teknologi: (1) teknologi itu sendiri, (2) saluran komunikasi dimana informasi dipertukarkan antara pengguna adopsi yang potensial (misalnya, media massa dan interpersonal), (3) kecepatan dimana teknologi yang muncul telah diadopsi, dan (4) sistem sosial dimana inovasi yang diperkenalkan dapat dipengaruhi oleh para pemimpin opini internal dan agen perubahan eksternal.

TAHAPAN ADOPSI

Proses adopsi terjadi setiap waktu dan dinilai melalui lima tahapan: (1) memperoleh ilmu pengetahuan (acquire knowledge), (2) ajakan membujuk (persuade), (3) memutuskan (decide), (4) implementasi (implement), dan (5) konfirmasi (confirm). Selama tahapan ilmu pengetahuan dan bujukan, pengadopsi potensial menjadi sadar pada teknologi dan membentuk sikapnya terhadap teknologi tersebut, berpuncak pada tahap keputusan yang menuntun untuk mengadopsi atau menolak sebuah inovasi.

MENGIDENTIFIKASI TEKNOLOGI TERHADAP PROSES ADOPSI

Langkah pertama dalam mengadopsi sistem dasar TI yang baru adalah untuk mengidentifikasi teknologi yang mungkin berguna dalam memperbaiki atau memungkinkan proses bisnis dan menilai seberapa baik teknologi tersebut sesuai dengan budaya organisasional. Berikut ini adalah beberapa peralatan yang berguna untuk mengidentifikasi sistem dasar  TI yang tersedia untuk tujuan ini.

14. 2.         Implementasi  Proyek TI

Sangat penting untuk memahami terlebih dahulu arti istilah implementasi (implementation). Secara umum, implementasi sistem adalah penyediaan sistem ke dalam operasi sehari-hari. Implementasi didefinisikan sebagai semua kegiatan organisasi yang terlibat dalam pengenalan, manajemen, dan penerimaan teknologi untuk mendukung satu atau lebih proses organisasi.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN IMPLEMENTASI

Keberhasilan dan kegagalan implementasi dipengaruhi oleh sejumlah faktor penting. Beberapa faktor utama tercantum di bawah ini:

·         Dukungan Top manajemen

·         Tingkat resiko

·         Pelatihan pengguna

·         Pengguna penerimaan proyek TI

·         Pengelolaan proses implementasi

14. 3.         Manajemen Proses Bisnis

KONSEP PENGELOLAAN PROSES BISNIS

Sebuah proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang berhubungan yang memproduksi sesuatu yang bernilai bagi organisasi, stakeholder, atau pelanggan. Sebuah proses memiliki input dan output, dengan kegiatan dan tugas-tugas yang dapat diukur. Banyak proses melalui lintas area fungsional. Misalnya, pengurangan proses pengembangan produk di beberapa departemen termasuk pemasaran, pengembangan, dan produksi. Proses kompleks seringkali perlu dipecah menjadi beberapa sub-proses agar manajemen lebih mudah. Dengan meningkatkan proses ini dapat sangat meningkatkan efisiensi dan efektivitas sebuah organisasi terlepas dari sektor industri, ukuran, atau lokasi geografis.

Proses bisnis manajemen (BPM) adalah teknik manajemen populer yang mencakup metode dan alat untuk mendukung desain, analisis, implementasi, manajemen, dan optimalisasi proses bisnis operasional (Ketlinger, Teng, dan Guha, 1997). BPM dapat dilihat sebagai perluasan dari alur kerja manajemen (WFM), di mana dokumen, informasi, dan arus kegiatan antara peserta sesuai dengan proses  model dan aturan yang sudah ada. Kegiatan manajemen proses bisnis terdiri dari merancang, menganalisis, melaksanakan, mengelola, dan mengoptimalkan proses untuk efektifitas dan efisiensi.

Simak

14. 4.         Manajemen Perubahan Dan Transformasi Organisasi

KONSEP MANAJEMEN PERUBAHAN

Manajemen perubahan adalah pendekatan terstruktur untuk transisi individu, tim,
dan organisasi dari kondisi saat ini ke kondisi masa depan yang diharapkan. Dalam masalah sistem TI, termasuk mengelola perubahan sebagai bagian dari pengembangan sistem untuk menghindari resistensi pengguna untuk perubahan bisnis dan sistem. Isu Manajemen perubahan muncul ketika organisasi dan pemasok atau mitra bisnis baru -dalam kasus merger atau akuisisi-mengikuti praktik kerja yang sangat berbeda. Mengatasi perbedaan-perbedaan dan menciptakan lingkungan yang mendukung pengembangan dan implementasi platform teknis umum, tingkat data sharing yang sesuai, dan cara berinteraksi yang dapat diterima pada tingkat pribadi adalah masalah yang menantang. Perubahan dan kompromi selalu sulit dicapai, dan perubahan sering ditolak terlepas dari keuntungan yang ditawarkan proses dan sistem baru.

Terlepas dari sifat atau tingkat perubahan, disarankan untuk mengambil pendekatan terstruktur untuk mempengaruhi semua jenis perubahan organisasi. Jones, Aguirre, dan Calderonc (2004) dari Booz, Allen, Hamilton, perusahaan konsultan teknologi dan strategi global, yang berkantor pusat di McLean, VA, menawarkan seperangkat prinsip yang berguna untuk membantu dalam memandu manajemen perubahan yang berhasil. 10 prinsip tersebut adalah:

1.   Menghadapi “sisi manusia" dari perubahan secara sistematis: Mengembangkan pendekatan formal untuk mengelola perubahan dan menyesuaikannya sering sesuai perubahan keadaan dalam organisasi

2.    Dimulai di puncak (start at the top): Top manajer, termasuk CEO dan CIO, harus menunjukkan dukungan penuh untuk perubahan dalam rangka untuk menantang dan memotivasi seluruh organisasi. Mereka harus bertindak sebagai panutan dan bersatu dalam menghadapi semua hal yang berkaitan dengan inisiatif perubahan.

3.       Libatkan setiap lapisan: Perubahan terjadi pada semua tingkat organisasi. Selain itu
untuk mengamankan dukungan tingkat atas, penting untuk menumbuhkan para pemimpin di berbagai tingkatan untuk mendukung perubahan sehingga perubahan bergerak turun.

4.    Membuat kasus formal: Kebutuhan untuk perubahan selalu ditantang. Sebuah pernyataan formal tertulis mengenai perubahan yang dibayangkan membantu menciptakan dan memperkuat keselarasan diantara pemimpin perubahan dan tim perubahan.

5.     Menciptakan kepemilikan: pemimpin manajemen puncak perlu bekerja dengan tim desain untuk sepenuhnya memahami perubahan yang akan dihasilkan dari pengenalan atau modifikasi teknologi.

6.       Mengkomunikasikan pesan: Isu-isu terkait perubahan harus dikomunikasikan dengan jelas.

7.    Menilai landsape budaya: seiring perubahan bergerak turun melalui tingkat organisasi, budaya dan perilaku karyawan harus ditangani di depan.

8.   Menghadapi budaya secara eksplisit: Setelah dipahami, budaya harus diatasi. Dalam kasus departemen baru, budaya baru dibuat; dalam merger/akuisisi, budaya yang ada digabungkan, dan dalam perusahaan yang berkedudukan kuat, budaya perusahaan akan diperkuat

9.     Bersiap untuk hal yang tak terduga: Tidak peduli seberapa baik rencana dijalankan, selalu ada kejutan di sepanjang jalan. Dampak perubahan harus terus diperiksa kembali untuk mengukur sumber dan tingkat resistensi, dan penyesuaian yang diperlukan dibuat untuk menjaga momentum dan mencapai tujuan.

10.  Berbicara kepada individu: Semua perubahan organisasi melibatkan perubahan pada tingkat individu; bagi perusahaan untuk berubah, individu dan cara ia bekerja harus berubah juga.

14. 5.         Masalah Manajerial

1.   Masalah global dan budaya. Mengadopsi dan menerapkan sistem di seluruh organisasi dan negara-negara bisa mengakibatkan masalah yang terkait dengan cara-cara berdasarkan budaya dimana orang-orang yang berbeda berinteraksi. Manajemen perubahan dan transformasi organisasi dapat secara signifikan mengganggu nilai-nilai dasar budaya organisasi. Hal tersebut harus diperhatikan ketika mengelola proses yang secara substansial akan mengubah struktur dan budaya organisasi.

2.  Masalah etika dan hukum. Ketika merestrukturisasi proses melalui adopsi dan penerapan teknologi, penting untuk mempertimbangkan orang-orang dalam sistem. Memodifikasi sistem TI yang ada atau menerapkan sistem yang baru berarti bahwa beberapa karyawan harus benar-benar mengubah cara mereka melakukan pekerjaan mereka dan, seringkali, pekerjaan yang sebenarnya yang mereka lakukan. Beberapa orang mungkin merasa terlalu tua untuk melakukannya. Lainnya mungkin tidak memiliki keterampilan yang diperlukan dan tidak ingin mendapatkannya. Melakukan restrukturisasi proses bisnis dapat mengakibatkan kebutuhan untuk memberhentikan, melatih, atau mentransfer karyawan.

3.    Keterlibatan pengguna. Para pengguna langsung dan tidak langsung dari sebuah sistem mungkin menjadi individu yang paling berpengetahuan tentang klarifikasi dan deskripsi kebutuhan bisnis dan cara-cara alternatif yang paling efektif untuk mencapainya. Pengguna juga yang paling terpengaruh oleh sistem informasi baru. Analis dan perancang IS, di sisi lain, cenderung menjadi individu yang paling berpengetahuan mengenai isu-isu manajemen data dan teknis, serta yang paling berpengalaman dalam mencapai solusi sistem yang layak. Manajer fungsional harus
berpartisipasi dalam proses pembangunan dan harus memahami semua fase. Mereka juga harus berpartisipasi dalam pengambilan keputusan membuat-atau-membeli dan pemilihan perangkat lunak. Bauran yang tepat dari keterlibatan pengguna dan ahli sistem informasi sangat penting.

4.  Manajemen perubahan. Orang menggunakan sistem informasi dan terbiasa pada bagaimana sistem yang ada bekerja. Mereka mungkin bereaksi terhadap sistem baru dalam cara yang tak terduga, bahkan membuat sistem yang dirancang secara teknis yang terbaik menjadi tidak berguna. Perubahan yang dibawa oleh sistem informasi perlu dikelola secara efektif. Perhatian khusus adalah masalah memotvasi programmer untuk meningkatkan produktivitas mereka dengan mempelajari alat baru dan menggunakan kembali modul terprogram.

5.     Manajemen risiko. Membangun sistem informasi melibatkan risiko. Sistem mungkin tidak selesai, terlambat selesai, atau memerlukan lebih banyak sumber daya dari yang direncanakan. Risiko tersebut besar dalam sistem perusahaan. Sangat membantu untuk berpikir adopsi sistem TI sebagai suatu proses dari mewujudkan pengetahuan teknis dan pengetahuan tentang kebutuhan pelanggan ke dalam suatu solusi yang masuk akal (coherent).