PENGENDALIAN ANGGARAN

Anggaran adalah suatu rencana terinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif, biasanya dinyatakan dalam satuan uang, untuk perolehan dan penggunaan sumber-sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Waktu dan kekayaan adalah hal langka bagi perusahaan. Untuk melindungi kedua sumber ini, perusahaan melakukan pengendalian anggaran. Eksekutif harus merencanakan bagaimana memperoleh sumber daya dan menggunakannya serta mengendalikannya. Berdasarkan perkiraan, mereka merencanakan kebijakan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Kegiatan yang direncanakan antara lain produk baru, hasil penjualan, rencana pengembangan, dan biaya operasi. Keberhasilan usaha tergantung pada perencanaan yang menunjukkan perkiraan pendapatan dan biaya operasi.

            Untuk mengendalikan biaya dan memperoleh informasi finansial, manajer menggunakan anggaran dan laporan dari berbagai kepala departemen. Anggaran merupakan program kondisi operasi yang diperkirakan untuk periode tertentu di masa depan. Tahap pengendalian anggaran tidak hanya sekedar menyusun perencanaan. Perbandingan data operasi aktual dengan data perencanaan anggaran perlu dilakukan sehingga perbedaan kedua data dapat diidentifikasi. Melalui anggaran dan laporan berkala, manajemen berusaha mencapai sasaran berikut :

1. Menyediakan prosedur perencanaan pendapatan.
2. Memberikan sarana koordinasi kegiatan berbagai komponen perusahaan.
3. Membangun basis kontrol manajerial melalui pengawasan personalia dengan berbagai ukuran kinerja.
4. Memotivasi individu dengan menciptakan iklim penghematan biaya.

  A.   Prinsip Menyusun Anggaran Biaya Kantor Administrasi

            Anggaran biaya kantor administratif membantu manajer kantor merencanakan operasional dan memberinya data finansial yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Anggaran membantu manajer kantor dalam mengatasi krisis, dan mengukur kemajuan di semua bidang tugas manajer kantor. Anggaran biaya kantor hanya akan bermanfaat jika memiliki ketrampilan dalam mempersiapkannya. Persiapan anggaran biaya kantor mengharuskan manajer untuk mengikuti prinsip berikut. 

1.       Prinsip Tanggung Jawab

            Tahap awal persiapan anggaran harus dilakukan oleh pegawai operasional sehingga anggaran mengalir dari supervisor ke manajer kantor.

Sejak awal proses pembuatan anggaran di tingkat operasional, penghematan biaya harus dilakukan. Partisipasi dalam persiapan anggaran merupakan bentuk pengayaan pekerjaan dan merupakan penguat positif untuk memperbaiki kinerja pegawai. Sebaliknya, anggaran yang dibuat oleh manajemen puncak, anggaran tersebut akan  membawa dampak negatif. 

2.      Prinsip Obyektivitas

            Anggaran harus realistik dan obyektif dalam menunjukkan kemampuan kerja departemen.Anggaran yang baik harus bersifat obyektif. Data periode sebelumnya dapat digunakan sebagai panduan, tetapi pembuat anggaran tidak boleh terikat masa lalu, karena faktor biaya tidak statis.

            Untuk menjamin anggaran yang obyektif, perusahaan dapat menggunakan anggaran basis nol. Berdasarkan konsep ini, pembuat anggaran memeriksa setiap pengeluaran dan harus disesuaikan dengan kebutuhan sekarang. Daripada membandingkan kenaikan dan penurunan dari periode sebelumnya, pembuat anggaran mulai dari titik nol, untuk memeriksa setiap uang yang dikeluarkan. 

3.      Prinsip Penetapan Target

            Anggaran yang disusun harus mencerminkan target tertentu.Setelah perusahaan menetapkan target, setiap departemen harus menetapkan target untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Di tingkat operasional, standar kinerja individu masa lalu harus dievaluasi dan disesuaikan dengan keseluruhan kinerja departemen untuk mencapai target perusahaan. 

4.      Prinsip Fleksibel

            Anggaran harus fleksibel dan mengandung “katup pengaman”.Anggaran yang fleksibel memberikan cara bagi tindakan darurat yang dapat dilakukan ketika perusahaan mengalami penurunan pendapatan atau kalah dari pesaing. Anggaran tidak boleh terlalu kaku karena akan menghalangi keputusan yang tepat. Jika setelah anggaran disusun ditemukan bahwa sasaran tidak dapat dicapai, maka anggaran harus diubah sesuai situasi yang ada. Meskipun anggaran merupakan standar tapi tidak boleh terlalu kaku.

5.      Prinsip Kepatuhan

            Anggaran biaya kantor harus dipatuhi oleh supervisor dan bawahannya di tingkat operasional.Cara anggaran diterima dan dipatuhi tergantung kebijakan manajemen puncak. Jika manajemen puncak bersifat netral, mereka tidak dapat berharap bahwa supervisor dan bawahannya akan mematuhi tujuan yang direncanakan. 

6.      Prinsip Evaluasi

            Anggaran harus dievaluasi secara berkala untuk menentukan perbedaan yang dapat diatasi sebelum anggaran menjadi tidak efektif.Penundaan perbandingan biaya aktual dan biaya perkiraan dapat menghabiskan biaya. Untuk itu program pengukuran dan pelaporan kinerja aktual harus dibuat. Di beberapa perusahaan, komputer digunakan untuk memeriksa perbedaan dari anggaran. Karena anggaran disusun atas dasar ideal dan angka dalam anggaran dibulatkan, maka hasil aktual tidak sesuai dengan jumlah anggaran. Laporan tertulis harus menjelaskan penyimpangan dari anggaran; di tingkat operasional penjelasan lisan dapat dilakukan oleh pegawai kepada supervisor.

  

B.     Menyusun Anggaran Biaya Kantor Administratif

            Anggaran biaya kantor administratif harus dikoordinasikan dengan pihak penyusun anggaran departemen lain atau pusat biaya perusahaan. Misalnya anggaran biaya kantor berhubungan langsung dengan penghasilan yang diharapkan perusahaan sesuai perencanaan departemen penjualan. Sifat dan bentuk biaya kantor harus dianalisa dalam menyusun anggaran biaya kantor.

 Sifat dan Bentuk Biaya Kantor

            Dalam perencanaan dan pengendalian biaya kantor administratif, pertimbangan utama adalah analisa biaya kantor. Analisa ini berguna dalam perencanaan di tingkat produksi, dalam anggaran biaya, dan dalam menentukan titik impas. Dalam analisa pola anggaran, biaya kantor dikelompokkan menjadi tetap, variabel dan semi variabel.

            Biaya Tetap. Merupakan biaya yang berkaitan dengan periode waktu dan cenderung tetap meski volume kegiatan berubah. Contoh biaya tetap adalah sewa ruang kantor, pajak properti, asuransi properti, biaya penyusutan gedung dan peralatan, gaji supervisor. Manajer kantor tidak dapat mengendalikan biaya tetap.

            Biaya Variabel. Biaya yang lebih dapat dikendalikan disebut biaya variabel, yang berubah sesuai volume kegiatan. Pola biaya variabel pada gambar 25-2 tergantung pada proporsi perubahan volume sehingga berbentuk kurva garis ke kanan atas. Kecuraman kurva tergantung pada jumlah biaya setiap unit volume.

            Contoh biaya kantor variabel adalah Alat Tulis Kantor, pemeliharaan dan perbaikan alat, dan biaya persuratan. Dalam mengendalikan biaya variabel, manajer kantor menerapkan metode untuk mengurangi biaya.

            Biaya Semi Variabel. Yaitu biaya yang mengandung komponen tetap dan variabel. Biaya semi variabel tergantung perubahan kegiatan seperti pada gambar 25-3 perubahan total biaya semi variabel tidak proporsional terhadap perubahan dalam volume operasi. Contohnya adalah biaya listrik untuk pusat komputer. Jika tempat tersebut ditutup sementara waktu, perusahaan tetap membayar biaya langganan listrik. Contoh lainnya adalah biaya telepon dan upah pekerja.

 Alokasi Biaya Kantor

            Agar efektif, biaya kantor harus dikelompokkan menjadi biaya tetap, variabel dan semi variabel. Misalnya biaya sewa merupakan biaya tetap; biaya pengawasan termasuk biaya tetap atau semi variabel; dan biaya pemberkasan merupakan biaya variabel. Dengan pengelompokkan ini manajer kantor dapat menganalisa biaya variabel dan semi variabel dan membuat keputusan untuk penghematan biaya.

            Untuk menganalisa biaya kantor dari sudut anggaran, perlu menyusun anggaran biaya operasional. Beberapa biaya berasal langsung dari departemen, misalnya gaji pegawai. Biaya lain bersifat umum dan bermanfaat bagi seluruh perusahaan, yang disebut biaya tidak langsung. Beberapa biaya tidak langsung yang harus dialokasikan adalah :

1. Peralatan dan layanan telepon, berdasarkan jumlah di masing-masing departemen.
2. Layanan telepon jarak jauh yang langsung dialokasikan ke masing-masing departemen.
3. Biaya pusat proses data, tergantung jumlah waktu yang digunakan departemen.
4. Biaya sewa, tergantung luas ruang departemen.
5. Biaya percetakan dan alat tulis.
6. Biaya pemberkasan, tergantung jumlah berkas departemen.
7. Biaya pusat komputer, tergantung jumlah jam departemen.
8. Biaya persuratan dan pengiriman.
9. Biaya sarana, tergantung listrik dan gas yang digunakan.

 Membandingkan Biaya Anggaran dengan Biaya Aktual

            Tujuan anggaran adalah membandingkan biaya perkiraan dengan biaya aktual dan menganalisa setiap perbedaan sehingga kenaikan biaya bisa dikurangi. 

Anggaran Utama

            Persiapan seluruh anggaran perusahaan atau anggaran utama dilakukan di bawah pengawasan direktur anggaran atau panitian anggaran. Anggaran utama meliputi perkiraan tentang penjualan, harga barang, dan biaya penjualan. Anggaran ini dapat disusun tahunan, bulanan, triwulan atau semi tahunan agar dapat dianalisa dan dikendalikan dengan baik. Kapanpun anggaran utama digunakan, harus ada ketentuan perbandingan secara berkala antara angka aktual dan perbandingan sehingga perbedaan angka dapat dikendalikan dengan tepat.

Masalah Analisa Biaya yang muncul pada Pengendalian Biaya

            Analisa biaya yang muncul dalam penggunaan anggaran: (1) kebutuhan standar dan (2) menangani fluktuasi volume kerja kantor karena berbagai faktor berkala.

            Kebutuhan standar. Dengan adanya standar, maka dapat disiapkan anggaran biaya kantor yang lebih baik. Misalnya, dengan adanya standar pengukuran, volume kerja yang diukur dapat dicapai dalam tahun berjalan.

            Menangani fluktuasi volume kerja kantor. Banyak perusahaan berusaha bekerja dengan sedikit pegawai yang mampu melaksanakan volume kerja seperti biasa. Tapi terkadang dalam periode beban kerja tinggi, perlu mempersiapkan anggaran biaya kantor.

            Masalah fluktuasi beban kerja harus diperhatikan oleh manajemen, dan manajer harus mengendalikan fluktuasi beban kerja dengan cara sebagai berikut:

1. Kerja lembur, digunakan jika beban kerja tidak dapat diprediksi.
2. Siklus tagihan, untuk merata-ratakan volume kerja yang harus diselesaikan.
3. Membagi tanggal penerimaan gaji, untuk meminimalisir fluktuasi mempersiapkan pembayaran gaji.
4. Bantuan paruh waktu, keuntungannya adalah bahwa perusahaan tidak harus membayar bonus pegawai.
5. Bantuan pegawai kantor sementara, untuk menghemat biaya anggaran pegawai.
6. Unit berjalan, pegawai berpindah satu unit ke unit lain sesuai beban kerja yang dibutuhkan.
7. Biro jasa eksternal dan pusat proses data, sebagai jawaban terhadap masalah beban kerja berkala.

C. Akuntansi Municipal ( Akuntansi Kota )

Akuntansi kota adalah cabang dari bidang akuntansi yang berfokus pada jasa akuntansi untuk kota seperti pemerintah kota. Jenis akuntansi dapat dilakukan oleh publik bersertifikat akuntan (BPA) yang mungkin telah mengejar pelatihan tambahan di bidang akuntansi kota. Sebagai aturan umum, akuntansi kota terbuka dan transparan, sebagai penduduk kota memiliki hak untuk mengetahui bagaimana kota ini menggunakan uang tersebut.

Penanganan akuntansi bagi pemerintah kota dapat menjadi sangat kompleks. Kota menerima pendapatan dari sejumlah sumber, termasuk pajak, biaya, dan denda dari warga, bersama dengan hibah dan pinjaman dari entitas pemerintah lainnya. Sebagai contoh, pemerintah negara bagian dapat memberikan hibah kepada pemerintah kota untuk membantu mereka memperbaiki jalan mereka. Kotamadya juga dapat menerapkan secara independen untuk hibah dari sejumlah sumber, dengan semua uang ini yang dicatat oleh akuntan kota dan staf dari kantor akuntansi kota.

Kota juga mengucurkan dana dalam berbagai cara, penanganan gaji untuk karyawan kota dan kontraktor swasta di samping untuk membayar biaya seperti asuransi. Seorang akuntan kota trek pendapatan dan pembayaran untuk kota, membuat catatan yang jelas yang menunjukkan cara di mana kota ini menggunakan uang tersebut. Catatan ini mungkin terbuka untuk diperiksa oleh anggota masyarakat, dan mereka juga klasik diaudit oleh pemerintah kota untuk mengkonfirmasi bahwa praktik akuntansi pada tingkat, dan untuk memeriksa tanda-tanda penyimpangan yang dapat menunjukkan bahwa dana sedang digelapkan atau disalahgunakan.

Tergantung pada ukuran kotamadya, akuntansi kota dapat ditangani oleh akuntan tunggal, atau oleh staf. Pekerjaan staf dengan kota auditor serta staf seperti karyawan di penggajian kantor dan pegawai kota yang mengumpulkan dana dari warga seperti biaya untuk layanan air atau pembayaran untuk tiket parkir. Akuntan kota juga memonitor rekening di bank kota, dan menanggapi anggota masyarakat yang tertarik untuk mengetahui tentang penggunaan dana publik .

Pentingnya Pengendalian Internal

Pentingnya pengendalian internal dalam sebuah kota kecil adalah sebagai besar sebagai sebuah kota besar. Sering kali ini diabaikan dengan kelonggaran yang dihasilkan yang membuat biaya audit untuk kota kecil dari proporsi dengan yang besar. Dasar-dasar pengendalian internal harus dipelihara terlepas dari ukuran kotamadya. Dalam merancang suatu sistem pengendalian internal itu harus selalu diingat bahwa tujuan dari setiap manipulasi rekening di kas, analisis akhir, akibatnya, tujuan utama dari semua sistem pengendalian internal harus menjaga kas dan rekening bank. Selain itu, dalam kota, pasokan dan akun aset tetap juga harus sama-sama dikendalikan.

Pengendalian internal dalam sistem akuntansi kota diwakili oleh orang-orang perangkat dan prosedur dan formulir termasuk dalam sistem akuntansi, yang menjamin para pejabat pemerintahan dan publik keakuratan dan keaslian transaksi yang dicatat.

Baik prosedur pengendalian internal kebutuhan terkait erat dengan kontrol akuntansi yang baik dan prosedur akuntansi. Sebagian besar penggelapan terjadi karena gangguan atau kurangnya pengendalian internal dan akuntansi yang memadai. Ini adalah pendapat penulis bahwa kegagalan tersebut tidak harus atau selalu kutukan dari sistem yang digunakan, tetapi tentu sebuah surat dakwaan yang harus menyebabkan sistem yang akan diperiksa untuk penentuan kelemahan dan koreksi daripadanya. Dalam mengevaluasi dan menyiapkan sebuah sistem pengendalian intern biaya operasi harus dipertimbangkan, karena biasanya tidak dianjurkan untuk menghabiskan dolar untuk menjaga uang.

Di sebuah kota yang sangat besar sistem lengkap pengendalian internal adalah mungkin. Sistem semacam itu akan mencakup bagan organisasi lengkap yang akan menyangkal untuk setiap kontrol penuh individu atas transaksi apapun. Seperti pengaturan tanggung jawab dibagi menjamin tingkat yang lebih memadai kontrol atas pekerjaan individu. Sebagai ukuran berkurang operasi, penerapan prosedur pengendalian internal biasanya lebih dan lebih terbatas. Bahkan dalam organisasi terkecil banyak unsur pengendalian internal yang tersedia untuk membantu dalam evaluasi keandalan catatan dan keakuratan transaksi.

Kontrol internal harus menyediakan sarana audit penerimaan kas pada sumbernya. Hal ini umumnya dilakukan dengan menggunakan nomor pra-penerimaan, mesin sertifikasi bukti pembayaran, kontrol mesin lain dari transaksi-remitansi kontrol dan penerbitan dokumen asli, lisensi, dll, dengan kantor lain selain kantor yang menerima pembayaran dan ini dilakukan dengan pengajuan bukti pembayaran ke kantor penerbit dokumen.

Pencairan juga harus dikontrol pada asal melalui prosedur order pembelian yang tepat, vouchering untuk pembayaran, bukti penerimaan dari jasa dan material, legislative review dan otorisasi untuk pembayaran, dan prosedur kontrol anggaran. Dalam situasi tidak harus transaksi mulai dan berakhir di kantor yang sama.